どうも！就活塾「内定ラボ」の岡島です！
選考が本格化するにつれて、採用担当者とのメールでのやり取りが増えてくると思います。そこで気になるのがマナーです。今回はメールマナーについてまとめていきます。
とはいえ「件名は短くまとめましょう」「大学名・学部名・名前をしっかり書きましょう」「顔文字は使わないこと」などと言った基本的なことを書いても仕方がありませんので、ここでは社会人らしいメールマナーとはどんなものなのかを学んでいきましょう。
就活で差を付けられるメールマナーを5つのポイントで解説していきます。
役職・部署名は必ず押さえておくこと
就活生の多くはあまり「役職」「部署名」などを意識していないケースが大半です。メールを送る相手（採用担当者）に失礼が無いように、チャンスがあればまめにこの２つを押さえるクセをつけるようにしてください。
何故、この２つは押さえておくべきなのかですが、理由はシンプルで「それが社会人としての常識」だからです。会社名・役職・部署…そして送り主の名前、これがワンセットです。
私も仕事柄たくさんの就活生とメールでやり取りをしますが、初対面の学生が「就活塾内定ラボ代表 岡島様」もしくは「株式会社クリエイティブ・ラボ 代表取締役社長 岡島様」と正式なマナーでメールを送ってくることは、ほとんどありません。
私は性格的に肩書などどうでもいいと思ってしまうタイプなので気にはしませんが、これが選考の絡む就活関係のメールでかつ採用担当者に送るメールであれば話は違います。
「でも…役職名も部署名も…正式なものはわからないです…たぶん人事部だと思いますが…」と言った学生がいますが、これはとてももったいないと思います。学生によっては「メールを送りたいのですが、採用担当者のメールアドレスがわからない」といった人もいます。
はじめからメールでやり取りをすることをイメージできている学生であれば、こんなことは起きません。ですからそういったことが無いように、名刺を作って交換するクセをつけたり、役職と部署名をしっかりメモを取っておくクセを必ず付けておきましょう。
ほとんどの学生が出来ていませんから、マナーの面で差をつけていきましょう。
メール文末に必ずシグネチャ（署名）を付ける
自分の大学名、学部名、名前、メールアドレス、携帯番号など相手が連絡を取りたいと思った時にすぐにアクションが起こせるように、メール文末にはシグネチャ（署名）を付けるようにしましょう。
シグネチャを入れることで、ビジネスメールらしさが出ますので、まだ入れていないという人はすぐに入れるようにしましょう。
またシグネチャは工夫次第で、ちょっとした自己PRをすることもできますね。例えば自分が所属しているゼミや研究室のホームページのURLを入れることで間接的に活動内容を伝えられたりもしますし、IT系を志望する人であれば自分の作った作品を紹介することだってやろうと思えば実現可能です。
また個人的にはあまりお勧めはしていませんが、自信があるのであれば、フェイスブックのURLを書いてもいいわけです。アピールに使えるものは何でも利用していきましょう。
メールのシグネチャ以外でも、デキル学生は「履歴書も工夫して作る」という人も多いです。是非、差をつけていく工夫を考えて、怖がらず実行していってください。必ず就活上、得することが多いでしょう。
“参考”
就活で差がつく！履歴書の書き方
メールを送る時間を考える
「失礼になるから深夜にメールを送ってはいけない」…なんてことが言いたいわけではありません。メールを送る時間というのはそういった意味ではなく、用件ができたらすぐに送りましょうという意味です。
一番顕著なのは、「お礼メール」というものです。
人事がOB訪問を設定してくれた、面接の前に親切にアドバイスをくれた、イレギュラーな対応をしてくれた…などなど「ちょっとお礼しておいた方がいいかな…」と思い経ったらすぐにメールしておきましょうということです。
人間は忘れる生き物ですし、かつ人事は就活を通して１日に何十人、時には何百人という学生とやり取りをしています。ですからお礼メールなどは、１日経ってから送る…なんてペースではあまり効果がありません。
基本は「即行」です。思い立ったらすぐに行動に移しましょう。「明日…メール送っておこう」と無駄にメールを“寝かす”学生がいますが、まったくもって意味がありませんので、それはやめましょう。
また説明会に参加できなくなった、選考を辞退するなどと言ったネガティブな内容は、内容がネガティブであればあるほど「即行」を意識するようにしてください。（ネガティブな内容は、本来は電話で伝えるのが基本）
人事も最初にお礼メールを送ってきてくれた学生は印象に残りますが、５通目、１０通目、３０通目…ともなると、初めの１通目ほどのインパクトもなく感動も当然ですが薄れます。
メールの内容にこだわることも必要かもしれませんが、内容にこだわって旬を過ぎてしまうくらいなら完成度８０％で一番にメールをしたほうが、効果が高いです。是非意識して取り組んでみましょう。
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用件以外のメールを出して差をつける
これは前項の話でも出てきた「お礼メール」などです。
自分に関係することばかりでメールを使う人がいますが、それでは普通です。ほかの学生と差なんかつきません。差をつけるなら自分のためでなく、相手のためになる内容でメールを送れるようになりましょう。
お礼メール以外にも、自分が感動した説明会があればその感想を送ってみたり、社長の講演が素晴らしければ社長にメールを送ってみるのもいいかもしれません。
簡単に言えば…あなたが逆の立場だったらうれしいと思うことを、積極的に自分からやってあげる意識を大切にしてほしいと思います。つまり、面接官や人事の立場で考えてみる…ということです。
そうしたことを継続していく中で、きっと就活でいいことが起こるようになるはずです。
“参考”
就活塾で学ぶ大手内定100の方法 「面接官の本音編」の記事一覧
用件が複数になる場合は項目立てて書く
用件が１つの場合は、メールを作るのはさほど難しくありません。
ですが、３つも４つも確認したいことや聞きたいことがある場合、多少見やすくメールを作る工夫をするべきです。その際に一番便利で効果的なのは、項目を箇条書きにすることです。
「メールでお伺いしたい点は以下の３点です。１点目…２点目…３点目…。。」のような形で、一つ一つ項目をしっかりと分けてメールを作るようにしましょう。
内容がわかりずらいと人事の印象を落としてしまいます。「面接ではきちんとしゃべれていたのに…残念だ」なんて印象を持たれてしまうのは、あまりにももったいないですよね。
面接で伝える内容も大事ですが、見た目ややり取りした際の印象というのは、強く選考結果に繋がってきます。箇条書きを駆使して、要点をわかりやすく、コンパクトなメール文章になるように心がけていきましょう。
“参考”
就活塾で学ぶ大手内定100の方法 「マナー・服装編」の記事一覧
まとめ
・ 役職や部署名はメールをすることを見越して必ずチェックしておくこと
・ シグネチャ（署名）は自己PRできる場所でもある
・ メールは最低限の内容と鮮度が重要であること
・ 自分が送られてうれしいと思えるメールを送れるようになろう
・ 箇条書きを使い、要点をわかりやすくすること
メールマナーは、社会人になれば絶対に覚えなくてはならないものです。ですから就活生のうちに完璧に学習しておいて損は一つもありません。
細かいマナーに関しては書店にある本を一度手に取ってみればわかるような内容ばかりですから、少しの時間を投資して覚えてしまいましょう。
