どうも！就活塾「内定ラボ」の岡島です！
就活で人事や座談会で色々相談に乗ってくれた方などに、メールを送るときにどんな文章で送れば良いのか悩んでしまい、なかなかメールが作成出来ず「もういいか…」とせっかくのPRの場を逃している学生を多く見かけます。
もちろん文章も大切なのですが、文章以外にもっと注意すべき点があります。人事担当者は就活解禁時期になると朝会社に出社してメールチェックをすると100～1000通以上メールが届いていることもザラです。
人事に限った話ではありませんが、多くの社会人はこの大量のメールに優先順位をつけて返信や確認をしています。そこで人事やOB・OGさんなどの印象を上げるメールの書き方を解説していきたいと思います。
とにかく「件名」「件名」「件名」
皆さんはLINEやメールを受信した際にまず何を見ますか？多くの方は誰から来たかをまず見るでしょう。LINEが来たときこの人はすぐ返そう！とかこの人は後でいいや…とか皆さんなりに基準があったりしませんか？
その次は1～2行だけ表示されている文章を見ませんか？興味深い内容なら既読するし、興味がわかなければ未読しますよね。
これは人事がメールをチェックする時と非常に似ています。
人事がメールをチェックするときも第一に見るべき項目があります。それは「誰から」かと「件名」です。特に「件名」にこだわってライバルと差をつけましょう。この「件名」はLINEに例えると1～2行だけ表示されている文章と同じだと思って下さい。例えば面接後にお礼のメールを書く場合の「件名」で比較してみましょう。
【今日はありがとうございました】
【面接の御礼 ○○大学 内定太郎】
この2つを比較した場合、人事は間違いなく後者を先に見ます。誰からかと要件が簡潔に記載されているからです。「今日はありがとうございました」だけでは大量のメールに埋もれてしまい見るのが後回しになってしまいます。
メールを送る際に必ず意識してほしいのは、簡潔に要件と自分の大学名・氏名を入れて誰からのメールかをわかるように件名をつけましょう。
案外重宝される「Re;」の返信メール
上記では皆さんからメールを発信するときの件名についてポイントをお伝えしました。
では企業から「面接日時のご案内」という件名でメールが来た場合はどう返信したらよいと思いますか？多くの人事担当者に聞くと、そのまま返信する方が良いと答える方が大半です。
つまり件名は「Re;面接日時のご案内」となります。
この方がメールの内容がわかりやすいからです。
こんなそっけない返信で本当に大丈夫なの？と不安になるかもしれませんが就活時期になると人事は超繁忙期、とても忙しいです。またOBさんなども普段業務に忙殺されていることがほとんどでしょうから、送ったタイトルをそのまま返信してもらったほうがメールの中身が推測しやすくありがたいのです。あっ、面接の日時を確認してくれたんだなとすぐにわかるわけです。
わざわざタイトルを変えて送ってくると、内心では「タイトル変えやがって…めんどくさいな」と人事は思ってしまいます。場合によってはメールが埋もれてしまい後回しになってしまうこともあります。せっかく気を使ってタイトルを変えたにも関わらずそれがかえって人事にマイナスの印象を与えてしまうことがあるのです。
自分から送るときと企業からきたメールに返信する時では件名を使い分ける必要があることを理解して下さい。
本文では何を意識すべきなのか
では続いてメールを送るときの本文で意識してほしいことを解説していきます。実際、この本文で悩んでしまう方が多いのですが基本的に誤字脱字がなく、要件が伝われば表現自体はそんなに気にしなくてよいと思います。
では本文で重要なのは…、「読みやすい」ということです。読みやすいって抽象的だなぁとか、人によって感覚が違うのでは？と思う方もいると思います。それはメールを開いた時の見た目です。では具体的にどうしたら読みやすくなるのか。
それは「改行」をうまく使って行間を空けることです。注意してほしいのはただやみくもに行間を空けるのではなく文章の内容ごとに行間を空けると良いでしょう。
目安として30文字から40文字を目安に文章を構成し行間を空けると読みやすくなります。
あと人事に好印象を持ってもらうために、人事の名前を入れて少し持ち上げてあげると印象が良くなる場合が結構あります。例えば「面接前に○○様が頑張ってね！と言って頂いたことで緊張がほぐれ面接に挑むことが出来ました」など簡潔で結構ですので、ちょっとした工夫を入れることでライバルと差をつけることができます。
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OB訪問や座談会などの「お礼メール」は内容よりスピード
本文は読みやすくが基本だ…という話をしましたが、特にOB訪問のお礼メールなど「たくさんのお話しを聞かせて頂いた」という感謝の想い、また「この企業にどうしても入りたいので良い印象を持ってもらいたい」などの想いが交錯し、長文の文書をまとめる人がいます。
読み手にとって「善かれ」と思ってやっていることだとは思うのですが、あまりに長文であると読むのが大変ですし、詳しく書けば書くほど「あんなにOB訪問で話をしてあげたのに、本質的なこと全然理解出来ていないな」など、逆効果も考えられます。
せっかくのお礼の気持ちを伝えたかっただけなのに、損をしてしまっては本末転倒です。ですので、メールの文面に想いを込めることよりも、「すぐに対応すること」で、感謝の想いを伝えるという発想に転換した方がいいでしょう。
「内容が分厚くて返信が遅いもの＜内容が薄くても早いもの」
をよしとする考えを持ちましょう。そうすることでただでさえ就活で限られた時間で行動しなければならないわけですから、即時対応を心がけ周囲と差をつけていってほしいと思います。
Gmailやヤフーメールなどのフリーメールを使う場合の注意点
私は就活専用のメールアドレスを１つ作ることをオススメしています。出来れば大学のドメインのものがやはりベターでしょう。Gmailやヤフーメールなどのフリーメールの場合、必ず送信元のアドレスを人事は見ます。（意識して見るというよりは目に入ってしまいます）
その時にあなたのメールアドレスが「kouchan-love@…」や「pachipuro777@…」など就活用としてふさわしくないメールアドレスは人事を不快にします。この超が付くほど忙しい時に何がloveだよとか、この子はギャンブル好きなのかなど印象が悪くなるケースの方が多いです。またアイドルやスポーツチームなど好き嫌いがわかれるようなアドレスも避けたほうが良いでしょう。
基本的には名前と数字くらいの組み合わせが無難でしょう。もし今使っているフリーメールのアドレスが特徴的なものであれば新たに就活用にメールアドレスを作成するか、大学でメールアドレスを支給されている場合はそちらを使うようにしましょう。
メールアドレスだけで人事の評価が下がるなんて悔やみきれないと思いますので最低限のマナーだけはしっかり押さえておきましょう。
失敗の無いよう、企業側のメールアドレスを確認
最後にメールを送る際に企業側のメールアドレスも確認することを忘れないようにしましょう。個人名であればその方に直接届く場合が多いと思いますが、「recruit@…」などとなっている場合はメーリングリストで人事全員や幹部にもメールが届いているかもしれません。
メーリングリストはその宛先に送ると、そこに登録されている複数の人にメールが届くのです。
大手企業や人気企業は人事部長くらいまで、中小企業であれば役員や社長も入っているケースがあります。皆さんは人事担当者に送ったつもりでもそのメールを社長や部長も見ている可能性があるのです。
人事担当と親しくなったとしてもメーリングリストの可能性がある場合はフランクな内容のメールを送ることはやめた方が良いですね。顔文字なんて絶対だめですよ。つまり、どんな内容のメールを送るにしても、社長や幹部も見ている可能性がある事を、常に忘れないようにしましょう。
まとめ
・メールの件名は要件と大学名、氏名を簡潔に書く
・企業から送られてきたメールはタイトルを変えずに返信する
・内容以上に返信スピードにこだわる
・就活用のメールアドレスを作るべき
・メーリングリストの場合は社長や幹部も見ている可能性がある
出来る社会人は、メールの返信速度が速いです。
すぐに連絡が取れる、繋がるというのは、信頼となっていくということでしょう。是非、即時対応を徹底していきましょう。
